Peppol en uw VME: wat verandert er bij elektronische facturatie en hoe bereidt u zich voor?

Peppol verplicht elektronische facturatie naar overheidsinstanties via een gestandaardiseerd netwerk. Voor VME's die facturen versturen aan overheidspartijen betekent dit een administratieve aanpassing. Lees wat Peppol inhoudt en wat u moet doen.

Wat is Peppol en wie is erbij betrokken?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een open netwerk voor de uitwisseling van elektronische documenten, in het bijzonder facturen. De Belgische overheid heeft bepaald dat facturen aan overheidsinstanties uitsluitend via het Peppol-netwerk mogen worden verstuurd. Dit geldt voor organisaties, waaronder VME's, die facturen sturen naar gemeenten, belastingdiensten of andere publieke partijen voor diensten die de VME levert of subsidies die zij ontvangt.

Peppol werkt via gecertificeerde toegangspunten die berichten versturen en ontvangen in een gestandaardiseerd formaat. Een VME die facturen stuurt naar een overheidspartij moet aansluiting zoeken bij een erkend Peppol-toegangspunt via een softwareleverancier of boekhoudprogramma.

Wat moet de syndicus doen om zijn VME klaar te maken voor Peppol?

De syndicus inventariseert welke facturen de VME verstuurt naar overheidspartijen: subsidies, gemeentelijke diensten of vergunningsgerelateerde betalingen. Vervolgens contacteert hij de softwareleverancier van het boekhoudprogramma om te verifiëren of Peppol-aansluiting beschikbaar is. Veel bestaande beheersoftware voor syndici biedt al een Peppol-module.

Facturen van de VME aan private leveranciers, aannemers en dienstenleveranciers vallen voorlopig buiten de verplichting. Agendeert u toch een bespreking op de Algemene Vergadering? Dat is niet verplicht, maar transparantie over de administratieve evolutie wordt gewaardeerd. Vraag uw syndicus om te bevestigen dat de Peppol-implementatie is afgerond vóór de wettelijke deadline.