Geluidsopnames tijdens de algemene vergadering van de VME: wat is wettelijk toegestaan?

Mag u de algemene vergadering van uw VME opnemen? De GDPR en het Belgische privacyrecht stellen duidelijke grenzen. Lees wat juridisch is toegestaan en hoe de VME hiermee omgaat.

Wat zegt de Belgische wet over geluidsopnames op een AV?

Het maken van geluidsopnames tijdens een algemene vergadering van mede-eigenaars is een gevoelig juridisch onderwerp. In België is er geen expliciete bepaling in de Wet op de Mede-eigendom (Boek 3, Titel III van het Burgerlijk Wetboek) die geluidsopnames regelt. Echter, de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook bekend als GDPR, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens zijn van toepassing wanneer opnames betrekking hebben op herkenbare personen.

Een geluidsopname van een vergadering is een verwerking van persoonsgegevens wanneer deelnemers herkenbaar zijn. Daarvoor is een rechtsgeldige grondslag vereist: (1) toestemming van alle aanwezige deelnemers, of (2) een legitiem belang van de opnemende partij dat zwaarder weegt dan de privacy van de deelnemers. Zonder een van deze grondslagen is het opnemen van een AV in beginsel niet rechtmatig en kan de opnemer worden aangesproken door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Geschillen tussen mede-eigenaars over opnames of over besluiten van de AV worden in de praktijk voorgelegd aan de vrederechter, die bevoegd is voor mede-eigendomsgeschillen.

Wat betekent dit voor mede-eigenaars en de VME?

Voor mede-eigenaars betekent dit dat het opnemen van een AV zonder voorafgaande kennisgeving aan of toestemming van alle aanwezigen juridisch riskant is. De opname kan als bewijsmiddel worden aangevochten en de opnemer kan een klacht krijgen bij de GBA. Omgekeerd betekent dit dat een mede-eigenaar die vermoedt dat besluiten onjuist worden genotuleerd, beter andere middelen aanwendt: schriftelijke opmerkingen op de notulen formuleren of besluiten aanvechten bij de vrederechter.

De VME kan het eenvoudigst een duidelijk opnamebeleid vastleggen in het huishoudelijk reglement, zodat elke mede-eigenaar op voorhand weet wat wel en niet is toegestaan. Wanneer de VME of de syndicus zelf een opname wenst te maken ter ondersteuning van de notulen, dan moeten de deelnemers hierover worden geïnformeerd bij de opening van de vergadering, conform de GDPR-transparantieregels. Het is sterk aanbevolen om voor specifieke vragen over opnames juridisch advies in te winnen bij een advocaat gespecialiseerd in privacyrecht of mede-eigendomsrecht.