Quorum op de algemene vergadering bij veel garages: zo telt u correct

Veel garages veranderen het aanwezigheidsquorum niet in een eenvoudige lotentelling. Tel mede-eigenaars en aandelen afzonderlijk, controleer volmachten en verwar quorum niet met de meerderheid voor een besluit.

Waarom garages de telling verwarren

In een gemengd gebouw kan één persoon een appartement, kelder en twee parkeerplaatsen bezitten, terwijl een andere persoon alleen een garage bezit. Wie de kavels optelt alsof elke kavel een persoon is, berekent het aanwezigheidsquorum verkeerd. Boek 3 werkt voor de eerste drempel met mede-eigenaars en voor de tweede met aandelen in de gemeenschappelijke delen.

Lees eerst de basisakte en actuele eigendomstitels. Daaruit blijkt welke privatieve kavels bestaan, wie titularis is en hoeveel aandelen eraan verbonden zijn. Een staanplaats zonder eigen eigenaar verhoogt het aantal personen niet. Een afzonderlijke garage-eigenaar is wel mede-eigenaar en lid van de algemene vergadering, ook als hij geen appartement bezit.

De hoofdregel voor de eerste vergadering

Bij het begin van de eerste algemene vergadering moet meer dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn, en zij moeten samen minstens de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Beide voorwaarden gelden samen. Precies de helft van de personen volstaat niet, want de wet zegt meer dan de helft. Precies de helft van de aandelen volstaat wel voor het aandeelcriterium.

Er is een alternatief: de vergadering kan ook geldig beraadslagen wanneer de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars bij het begin meer dan drie vierde van de aandelen bezitten. Dat alternatief kan een gebouw helpen waar enkele eigenaars veel aandelen bezitten, maar het is geen reden om de personenlijst slordig bij te houden.

Voorbeeld met appartementen en garages

Stel dat een VME tien verschillende eigenaars heeft. Zes bezitten elk een appartement met garage, twee bezitten alleen een appartement en twee bezitten elk één afzonderlijke garage. Voor het personencriterium zijn er tien mede-eigenaars. Er moeten er dus minstens zes aanwezig of vertegenwoordigd zijn, tenzij het alternatief van meer dan drie vierde van de aandelen wordt gehaald.

Bezit eigenaar A drie kavels, dan telt A als één mede-eigenaar. Zijn aandelen uit alle kavels worden wel samengenomen. Zijn twee personen samen eigenaar van één garage, dan vormen zij voor die onverdeelde kavel in de vergadering geen twee vrij stemmende stemmen: zij wijzen overeenkomstig de regels één lasthebber aan om hun stemrecht uit te oefenen. Laat complexe vruchtgebruik- of onverdeeldheidssituaties vooraf juridisch controleren.

Garages worden niet algemeen uitgesloten

De wet sluit garages, parkeerplaatsen en kelders bij bepaalde drempels uit, onder meer bij de vraag of vereenvoudigde boekhouding mogelijk is en of een raad van mede-eigendom verplicht is. Die specifieke uitsluiting mag niet zomaar naar het aanwezigheidsquorum worden gekopieerd. Voor de vergadering kijkt u naar de werkelijke mede-eigenaars en aandelen volgens de statuten en wet.

Ook het feit dat een beslissing weinig met garages te maken lijkt te hebben, schrapt garage-eigenaars niet automatisch uit de vergadering. Een bijzondere stemregeling kan spelen wanneer de lasten voor een gemeenschappelijk deel uitsluitend door bepaalde mede-eigenaars worden gedragen. Alleen zij nemen dan aan de stemming deel, op voorwaarde dat het gemeenschappelijk beheer niet in het gedrang komt. Dat is een regel voor die beslissing, niet voor het openen van de vergadering.

Volmachten vooraf controleren

Een volmacht is schriftelijk en geldt voor één algemene vergadering, behalve een algemene of bijzondere notariële volmacht. Een lasthebber mag in beginsel niet meer dan drie volmachten aanvaarden. Meer kan alleen wanneer het totaal van zijn eigen stemmen en volmachtstemmen niet meer dan tien procent van alle aandelen in de gemeenschappelijke delen bedraagt.

Daarnaast mag niemand aan een stemming deelnemen met meer stemmen dan alle andere aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars samen. De syndicus mag niet als lasthebber van een mede-eigenaar optreden op de algemene vergadering. Registreer volmachtgever, lasthebber, aandelen en eventuele instructies vóór de eerste stemming. Een ongeldige volmacht kan zowel quorum als uitslag beïnvloeden.

Het quorum wordt bij de start vastgesteld

De voorzitter en syndicus leggen bij het begin de aanwezigheidslijst, volmachten en aandelen vast. Noteer in de notulen via welke route het quorum werd gehaald: personen plus minstens de helft van de aandelen, of meer dan drie vierde van de aandelen. Vermeld getallen, niet alleen de zin dat de vergadering geldig is samengesteld.

Vertrekt iemand tijdens de vergadering, dan hoeft het openingsquorum niet telkens opnieuw te worden bereikt. Voor elke stemming moet wel worden vastgelegd wie op dat moment deelneemt en hoeveel stemmen geldig worden uitgebracht, zeker bij bijzondere belangen of deelgemeenschappen. Zo blijft de berekening van de beslissingsmeerderheid controleerbaar.

Tweede vergadering zonder aanwezigheidsquorum

Wordt het quorum op de eerste vergadering niet gehaald, dan volgt een tweede vergadering na het verstrijken van minstens vijftien dagen. Die kan beraadslagen ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en hun aandelen. De wachttijd en nieuwe oproeping moeten correct worden gerespecteerd. Een geïmproviseerde tweede zitting dezelfde avond is dus geen oplossing.

Quorumvrij betekent niet meerderheidvrij. Voor gewone, twee derde, vier vijfde of unanieme beslissingen blijven de wettelijke stemvereisten gelden. De berekeningsbasis kan per type besluit verschillen en onthoudingen, ongeldige of blanco stemmen worden volgens de wettelijke regels behandeld. Zet daarom per agendapunt vooraf de vermoedelijke meerderheid en aandelenbasis in de werknota.

Voorkom betwisting met een telblad

Maak een eigenaarsregister met unieke titularis, kavels, aandelen, stembeperking en volmacht. Laat het systeem personen niet afleiden uit het aantal e-mailadressen of factuurregels. Bij een verkoop rond de vergaderdatum controleert u wie juridisch stemgerechtigd is. Deel de volledige lijst niet breed; mede-eigenaars moeten de berekening kunnen controleren zonder onnodige contact- of financiële gegevens te ontvangen.

Laat bij twijfel de notaris of jurist de basisakte en eigendomsstructuur interpreteren vóór de vergadering. Een fout in de telling kan leiden tot vernietiging van een besluit door de vrederechter. Een mede-eigenaar die een onregelmatig, bedrieglijk of onrechtmatig besluit betwist, moet bovendien de wettelijke termijn bewaken. Een nette berekening is dus zowel praktisch als juridisch risicobeheer.

• Tel unieke mede-eigenaars, niet het aantal garages of kavels.
• Tel daarnaast alle relevante aandelen van aanwezigen en volmachtgevers.
• Controleer schriftelijke volmachten en de wettelijke stemgrenzen.
• Noteer de exacte quorumroute in de openingsnotulen.
• Bereken daarna per besluit de afzonderlijke vereiste meerderheid.