Nieuwe indexbasis 2021: wat syndici en VME’s moeten controleren

Sinds januari 2024 publiceert Statbel de Belgische consumptieprijsindex en de gezondheidsindex met een nieuwe referentiebasis: **2021 = 100**. De vorige basis was **2013 = 100**. Voor syndici, VME’s en mede-eigenaars is dat vooral belangrijk bij de controle van geïndexeerde…

Sinds januari 2024 publiceert Statbel de Belgische consumptieprijsindex en de gezondheidsindex met een nieuwe referentiebasis: 2021 = 100. De vorige basis was 2013 = 100. Voor syndici, VME’s en mede-eigenaars is dat vooral belangrijk bij de controle van geïndexeerde contracten en afrekeningen.

De nieuwe indexbasis betekent niet dat kosten automatisch stijgen. Het gaat om een technische herrekening van de indexcijfers tegenover een recenter basisjaar. De prijsontwikkeling blijft dezelfde, maar de schaal waarop het indexcijfer wordt uitgedrukt verandert. Een indexcijfer op basis 2013 mag dus niet zomaar gecombineerd worden met een indexcijfer op basis 2021.

Wat verandert er aan de indexcijfers?

De consumptieprijsindex meet de evolutie van de prijzen van een representatieve korf goederen en diensten. Omdat het consumptiegedrag van gezinnen verandert, actualiseert Statbel regelmatig de samenstelling, de wegingen en de referentiebasis van die index.

De gezondheidsindex is afgeleid van de consumptieprijsindex. Onder meer alcoholische dranken, tabak en motorbrandstoffen worden daarin niet opgenomen. Die gezondheidsindex speelt in de praktijk een grote rol bij huurindexatie, loonindexering en bepaalde contractuele prijsaanpassingen.

Volgens Statbel worden de officiële indexcijfers sinds januari 2024 gepubliceerd op basis 2021 = 100. Wie een contractuele indexering berekent, moet daarom nagaan of de gebruikte beginindex en de nieuwe index op dezelfde basis staan. Dat is geen detail: een verkeerde combinatie kan leiden tot een fout geïndexeerd bedrag.

Waarom dit belangrijk is voor VME’s

Een VME indexeert haar gemeenschappelijke kosten niet zomaar omdat de indexbasis wijzigt. De bijdragen van mede-eigenaars volgen de goedgekeurde begroting, de werkelijke uitgaven en de verdeelsleutels uit de basisakte en het reglement van mede-eigendom.

Toch duikt indexering in veel appartementsgebouwen op in lopende contracten. Denk aan de syndicusovereenkomst, onderhoudscontracten voor liften of technische installaties, schoonmaakcontracten, verzekeringspolissen, poort- of verwarmingsonderhoud en andere terugkerende dienstverlening. Als die contracten een indexeringsclausule bevatten, moet de syndicus de juiste index en de juiste berekeningsbasis gebruiken.

Niet elk contract verwijst naar dezelfde index. Sommige clausules gebruiken de consumptieprijsindex, andere de gezondheidsindex of de afgevlakte gezondheidsindex. Bij technische contracten kan ook een specifieke prijsherzieningsformule gelden, bijvoorbeeld met een combinatie van loon- en materiaalkosten. De contracttekst blijft dus altijd het vertrekpunt.

De grootste fout: oude en nieuwe basis door elkaar gebruiken

Een indexeringsformule werkt alleen correct wanneer de beginindex en de nieuwe index in dezelfde referentiebasis worden toegepast. Staat in een oud contract bijvoorbeeld een aanvangsindex vermeld op basis 2013 = 100, dan mag die niet zonder meer vergeleken worden met een nieuw indexcijfer op basis 2021 = 100.

De oplossing is om de officiële indexreeks of omzettingsinformatie van Statbel te gebruiken, zodat beide indexcijfers op dezelfde basis worden gebracht. Een automatische berekening in beheersoftware is handig, maar vervangt die controle niet. Zeker bij oudere contracten is het mogelijk dat de clausule nog verwijst naar een vroegere basis zonder uitdrukkelijk te bepalen hoe latere basiswijzigingen moeten worden verwerkt.

Voor een kleine factuur lijkt het verschil misschien beperkt. Bij een syndicusvergoeding, liftonderhoud, collectieve verwarmingsinstallatie of gebouwverzekering kan een foutieve indexering over meerdere jaren wel degelijk aanleiding geven tot discussie met mede-eigenaars of leveranciers.

Wat moet de syndicus nakijken?

Voor de syndicus is de nieuwe indexbasis vooral een controlepunt in de contractopvolging en de boekhouding. In de praktijk verdient het aanbeveling om per VME minstens de belangrijkste terugkerende contracten te overlopen.

• Syndicusovereenkomst: bevat de vergoeding een indexeringsclausule, welke index wordt gebruikt en vanaf wanneer mag worden geïndexeerd?
• Onderhoudscontracten: verwijzen lift-, verwarmings-, ventilatie-, poort- of branddetectiecontracten naar een officiële index of naar een eigen prijsherzieningsformule?
• Schoonmaak en diensten: is de prijsaanpassing contractueel voorzien of wordt ze voorgesteld als een nieuwe tariefwijziging?
• Verzekeringen: gebeurt de premiestijging volgens de polisvoorwaarden, een ABEX-index, een andere contractuele index of een nieuwe premievoorwaarde?
• Beheersoftware: gebruikt het systeem de juiste indexreeks en wordt de oude basis niet per vergissing gemengd met de nieuwe basis?
• Jaarafrekening: worden geïndexeerde bedragen voldoende duidelijk toegelicht, zodat mede-eigenaars kunnen zien waarom een kost stijgt?

Wanneer een leverancier een geïndexeerde prijs doorstuurt, is het verstandig om niet alleen het nieuwe bedrag te controleren, maar ook de formule. Welke beginindex werd gebruikt? Welke maand geldt als nieuwe index? Is de afgesproken index wel dezelfde als de index op de factuur of in het schrijven van de leverancier?

Moet de algemene vergadering hierover stemmen?

De overgang naar de indexbasis 2021 = 100 vereist op zichzelf normaal geen afzonderlijke beslissing van de algemene vergadering. Het gaat om de correcte toepassing van officiële indexcijfers binnen bestaande contracten.

Een beslissing van de algemene vergadering kan wel nodig zijn wanneer de VME een contract wil wijzigen, een nieuwe indexeringsclausule wil aanvaarden, een nieuwe opdracht wil goedkeuren of een vergoeding wil aanpassen buiten wat al contractueel overeengekomen is. Ook hogere provisies of bijkomende opvragingen moeten correct passen binnen de begroting, de werkelijke kosten en de beslissingen van de VME.

De basisakte en het reglement van mede-eigendom bepalen de verdeelsleutels. Het reglement van interne orde kan praktische afspraken bevatten, maar kan de verdeling van kosten uit de basisakte niet zomaar wijzigen. De syndicus voert de beslissingen uit en beheert de contracten; de raad van mede-eigendom kan toezicht houden binnen zijn wettelijke opdracht, en de commissaris van de rekeningen controleert de rekeningen en bewijsstukken.

Gevolgen voor de begroting van het gebouw

De nieuwe referentiebasis veroorzaakt geen bijkomende kost voor de VME. Wat wel blijft doorwerken, zijn de werkelijke prijsstijgingen in onderhoud, energie, verzekeringen, keuringen en herstellingen. Die kosten moeten realistisch verwerkt worden in de ontwerpbegroting.

Een goede toelichting bij de begroting maakt daarbij een groot verschil. Mede-eigenaars moeten kunnen onderscheiden of een stijging voortkomt uit een contractuele indexering, een duurdere herstelling, een hogere verzekeringspremie, een energieprijs of een geplande investering. Dat voorkomt dat de nieuwe indexbasis ten onrechte wordt gezien als de oorzaak van elke kostenstijging.

Ook relevant voor verhuurende mede-eigenaars

Voor mede-eigenaars die hun appartement verhuren, blijft huurindexatie een afzonderlijk aandachtspunt. Bij woninghuur wordt in België doorgaans de gezondheidsindex gebruikt. In Vlaanderen bevat het Vlaams Woninghuurdecreet de regels voor de indexatie van woninghuurovereenkomsten die onder dat decreet vallen.

De klassieke formule blijft: basishuurprijs x nieuwe index / aanvangsindex. Ook daar moeten de indexcijfers op dezelfde basis staan. Daarnaast kunnen specifieke Vlaamse regels rond energieprestatie en correctiefactoren relevant zijn, afhankelijk van het EPC-label en de concrete huurovereenkomst. Dat moet de verhuurder afzonderlijk nagaan.

De VME beslist niet over de huurprijs van privatieve appartementen. Ze kan wel redelijke regels opleggen voor het gebruik van de gemeenschappelijke delen, veiligheid, afvalbeheer, rust en leefbaarheid. Zulke regels moeten wettelijk correct zijn, niet-discriminerend zijn en aansluiten bij de basisakte, het reglement van mede-eigendom en het reglement van interne orde.

Concrete aandachtspunten voor mede-eigenaars

Mede-eigenaars hoeven de indexwijziging niet zelf technisch uit te rekenen, maar ze mogen wel transparantie verwachten. Bij een stijgende afrekening of begroting is het redelijk om te vragen welke kosten geïndexeerd werden, op basis van welk contract en met welke index.

Vooral bij grote of langdurige contracten is die controle nuttig. Een correcte indexering is geen onderhandeling, maar een toepassing van de afgesproken formule. Omgekeerd mag een leverancier of dienstverlener een basiswijziging niet gebruiken als verkapte prijsverhoging wanneer het contract daar geen ruimte voor biedt.

Wie de cijfers wil controleren, vertrekt best van de officiële indexgegevens van Statbel en, voor huurindexatie in Vlaanderen, van de informatie op Vlaanderen.be. Voor de werking van de mede-eigendom blijft de wettelijke regeling rond appartementsmede-eigendom, toegelicht door onder meer FOD Justitie, het juridische kader.

Als mede-eigenaar wil je vooral kunnen zien of een stijging voortkomt uit echte kosten of uit een correcte contractuele indexering. Een syndicus die dat helder documenteert, vermijdt discussies over bedragen die perfect controleerbaar moeten zijn.