Beroepskosten en huurcontracten: wat mede-eigenaars en syndici moeten weten sinds 2024

Veel mede-eigenaars denken dat alle kosten die zij via de VME betalen automatisch fiscaal aftrekbaar worden zodra zij hun appartement verhuren. Dat klopt niet. De fiscale behandeling hangt vooral af van wie huurt en waarvoor het appartement wordt gebruikt. Sinds 2024 is er bovendien extra aandacht voor huurders die huur willen aftrekken als beroepskost via bijlage 270 MLH.

Eerst het misverstand uitklaren

Wanneer men spreekt over beroepskosten bij verhuur, ontstaat snel verwarring. Veel mede-eigenaars denken dat alle kosten die zij via de VME betalen automatisch fiscaal aftrekbaar worden zodra zij hun appartement verhuren. Dat klopt niet.

De fiscale behandeling hangt vooral af van wie huurt en waarvoor het appartement wordt gebruikt. Een appartement dat verhuurd wordt aan iemand die er uitsluitend privé woont, wordt fiscaal anders behandeld dan een appartement dat geheel of gedeeltelijk beroepsmatig wordt gebruikt.

Sinds 2024 is er bovendien extra aandacht voor huurders die huur willen aftrekken als beroepskost. Zij moeten in bepaalde gevallen bijkomende informatie aangeven via bijlage 270 MLH. Dat raakt verhuurders indirect, omdat de fiscus zo beter ziet of een gehuurd pand privé, professioneel of gemengd wordt gebruikt.

Voor VME's is vooral dit belangrijk: de syndicus maakt de afrekening van de gemeenschappelijke kosten, maar bepaalt niet welke kosten een individuele eigenaar fiscaal mag aftrekken.

Privéverhuur blijft meestal gebaseerd op het kadastraal inkomen

Wanneer een mede-eigenaar zijn appartement verhuurt aan een natuurlijke persoon die het goed uitsluitend als woning gebruikt, wordt de eigenaar in principe belast op basis van het kadastraal inkomen. De werkelijke huurprijs en de werkelijke VME-kosten vormen dan niet de gewone basis voor een aftrek van beroepskosten.

Dat betekent dat kosten zoals de syndicus, poetsdienst, lift, gebouwverzekering, elektriciteit van de gemeenschappelijke delen of klein onderhoud niet zomaar als werkelijke beroepskosten van de verhuurder worden ingebracht.

De verhuurder betaalt die kosten natuurlijk wel. Ze beïnvloeden zijn rendement. Maar fiscaal is dat niet hetzelfde als een beroepskostenaftrek.

Voor veel klassieke huurappartementen binnen een VME is dit dus de belangrijkste nuance: verhuren betekent niet automatisch dat de VME-afrekening een fiscale kostenstaat wordt.

Professioneel gebruik verandert de fiscale behandeling

De situatie verandert wanneer de huurder het appartement geheel of gedeeltelijk beroepsmatig gebruikt, of wanneer er verhuurd wordt aan een vennootschap, rechtspersoon of vereniging.

Volgens FOD Financiën wordt bij beroepsmatig gebruik gekeken naar onder meer de brutohuur en een forfaitaire kostenaftrek van 40%, met een wettelijke begrenzing. De eigenaar wordt belast op het hoogste bedrag tussen de nettohuur en het geïndexeerd kadastraal inkomen verhoogd volgens de fiscale regels.

Voor mede-eigenaars is dat belangrijk, want een huurder die huur als beroepskost wil aftrekken, kan fiscale gevolgen hebben voor de verhuurder. Het gaat dan niet meer om een eenvoudige privéverhuur waarbij alleen het kadastraal inkomen telt.

Daarom moet een verhuurder vooraf goed nadenken over wat hij toestaat in het huurcontract. Mag het appartement beroepsmatig gebruikt worden? Mag er een praktijkruimte zijn? Mag de huurder een deel van de huur inbrengen als beroepskost? Is er een duidelijke opsplitsing tussen wonen en beroepsgebruik?

Zonder heldere afspraken kan een verhuurder later onaangenaam verrast worden.

Waarom het huurcontract zo belangrijk is

Bij gemengd gebruik speelt het huurcontract een grote rol. Als een natuurlijke persoon het appartement deels als woning en deels beroepsmatig gebruikt, maakt FOD Financiën een onderscheid naargelang het huurcontract geregistreerd is en een duidelijke opsplitsing bevat tussen het woondeel en het beroepsdeel.

Is er een geregistreerd huurcontract met een duidelijke verdeling, dan kan de aangifte daarop aansluiten. Ontbreekt die duidelijke opsplitsing, dan kan de volledige situatie fiscaal zwaarder worden behandeld.

Voor verhuurende mede-eigenaars is dat een belangrijk aandachtspunt. Een standaardhuurcontract zonder nadenken over beroepsgebruik is niet altijd voldoende. Zeker wanneer een huurder van thuis werkt, klanten ontvangt, een praktijkruimte gebruikt of huurkosten wil inbrengen, moet de verhuurder weten wat de fiscale gevolgen kunnen zijn.

Een goede huurovereenkomst voorkomt niet alleen discussie met de huurder, maar ook fiscale onzekerheid.

Bijlage 270 MLH sinds 2024

Sinds aanslagjaar 2024 is er een nieuwe informatieplicht voor huurders die huur of vergoedingen voor een onroerend goed als beroepskosten willen aftrekken. Zij moeten in bepaalde gevallen bijlage 270 MLH toevoegen aan hun aangifte.

Die bijlage bevat informatie over het gehuurde goed en de verhuurder. De bedoeling is dat de fiscus beter kan nagaan of huur die als beroepskost wordt afgetrokken, ook correct gevolgen krijgt aan de kant van de verhuurder.

Belangrijk: wanneer de huurovereenkomst gratis geregistreerd werd als woninghuur, wordt ervan uitgegaan dat het goed in principe uitsluitend bestemd is voor bewoning. In dat geval kan de huurder de huur normaal niet aftrekken als beroepskost, behalve in specifieke uitzonderingen.

Voor mede-eigenaars die verhuren, betekent dit dat het gebruik van het appartement beter zichtbaar wordt. Als een huurder huur professioneel wil aftrekken, kan dat niet zomaar buiten beeld blijven.

Fiche 281.51: een signaal voor verhuurders

FOD Financiën vermeldt ook dat eigenaars in MyMinfin een fiche 281.51 kunnen zien wanneer een huurder heeft aangegeven dat hij het onroerend goed geheel of gedeeltelijk voor beroepsdoeleinden heeft gebruikt.

Die fiche betekent niet automatisch dat de belastingberekening van de eigenaar fout is. De eigenaar moet zijn onroerende inkomsten nog altijd aangeven volgens de werkelijke situatie.

Maar de fiche is wel een signaal. Ze kan aantonen dat de huurder beroepsgebruik heeft gemeld. Voor een verhuurder is dat het moment om na te kijken of het huurcontract, de feitelijke situatie en de fiscale aangifte met elkaar overeenstemmen.

Wie dacht dat het appartement uitsluitend privé werd gebruikt, terwijl de huurder huur als beroepskost aangeeft, doet er goed aan dit niet te negeren.

Wat betekent dit voor VME-kosten?

VME-kosten blijven in de eerste plaats gemeenschappelijke kosten van het gebouw. De syndicus verdeelt ze volgens de basisakte, het reglement van mede-eigendom en de beslissingen van de algemene vergadering.

Denk aan:

• verzekering van het gebouw;
• schoonmaak van gemeenschappelijke delen;
• liftkosten;
• onderhoud van technische installaties;
• elektriciteit van gangen, inkomhal of garage;
• syndicuskosten;
• herstellingen aan gemeenschappelijke delen;
• bijdragen aan werkkapitaal en reservekapitaal;
• grote werken aan dak, gevel of collectieve installaties.

Dat een verhuurder deze kosten betaalt, betekent niet automatisch dat ze fiscaal aftrekbaar zijn als beroepskost. De fiscale verwerking hangt af van de verhuursituatie.

De VME moet die kosten correct boeken en duidelijk afrekenen. De eigenaar moet daarna met zijn boekhouder of fiscalist bekijken wat eventueel fiscaal relevant is.

De syndicus is geen fiscale adviseur

Een syndicus moet zorgen voor een correcte VME-boekhouding. Hij moet de kosten verdelen volgens de statuten, facturen bewaren, afrekeningen bezorgen en de financiële situatie van de mede-eigendom transparant maken.

Maar de syndicus moet niet bepalen welke kosten een individuele verhuurder fiscaal mag aftrekken. Hij kent niet altijd het huurcontract, het feitelijke gebruik door de huurder, de fiscale positie van de eigenaar of eventuele beroepsmatige activiteiten.

Daarom moet de syndicus voorzichtig zijn met fiscale uitspraken. Hij kan wel documenten bezorgen, zoals afrekeningen, facturen of bewijs van uitgevoerde werken, voor zover die beschikbaar zijn binnen het VME-dossier. Maar hij zegt beter niet dat bepaalde kosten "zeker aftrekbaar" zijn.

Dat is werk voor een fiscalist of boekhouder.

Als mede-eigenaar zou ik vooral willen dat de VME-afrekening duidelijk genoeg is om ermee naar mijn boekhouder te gaan. De syndicus moet helder documenteren, maar hij moet niet ieders persoonlijke belastingaangifte oplossen.

Gemeenschappelijke kosten en individuele kosten onderscheiden

Voor de VME is het wel nuttig om de afrekeningen helder te structureren. Hoe duidelijker de kosten worden omschreven, hoe makkelijker mede-eigenaars hun eigen dossier kunnen beheren.

Een goede afrekening maakt bijvoorbeeld onderscheid tussen gewone gemeenschappelijke kosten, grote werken, reservekapitaal, individuele doorrekeningen en kosten die slechts bepaalde kavels betreffen.

Dat is niet alleen fiscaal nuttig. Het voorkomt ook discussies binnen de VME. Een mede-eigenaar moet kunnen begrijpen waarom hij een bepaald bedrag betaalt en volgens welke verdeelsleutel.

Wanneer een verhuurder later wil nagaan welke kosten verband houden met zijn verhuurde appartement, heeft hij meer aan een duidelijke VME-afrekening dan aan één algemene post "diverse kosten".

Reservekapitaal is fiscaal gevoelig

Bijdragen aan het reservekapitaal verdienen bijzondere aandacht. Een reservefonds is bedoeld om toekomstige grote werken te financieren. Het is dus niet altijd hetzelfde als een onmiddellijk uitgevoerde onderhouds- of herstellingskost.

Een mede-eigenaar die verhuurt, mag er niet zomaar van uitgaan dat elke storting in het reservekapitaal fiscaal aftrekbaar is. De fiscale beoordeling kan verschillen naargelang het type verhuur, het moment waarop de werken effectief worden uitgevoerd en de aard van de kosten.

Daarom is documentatie belangrijk. Wanneer reservekapitaal later wordt gebruikt voor concrete werken, moeten facturen, beslissingen van de algemene vergadering en verdeelsleutels goed bewaard worden.

De VME hoeft daar geen fiscaal oordeel over te vellen, maar moet wel zorgen dat het dossier controleerbaar is.

Wat met werken aan het verhuurde appartement?

Soms worden kosten individueel aan één kavel doorgerekend. Bijvoorbeeld omdat een eigenaar een privatieve herstelling laat uitvoeren, schade veroorzaakt heeft of een specifieke interventie nodig had.

Voor de fiscale verwerking kan dat anders liggen dan gewone gemeenschappelijke kosten. Een individuele herstelling aan een verhuurd appartement kan in sommige situaties relevanter zijn dan een algemene bijdrage aan de VME. Maar ook dan hangt alles af van de fiscale context.

Was het appartement privé verhuurd? Was er beroepsgebruik? Gaat het om onderhoud, herstelling, verbetering of waardevermeerdering? Was de kost noodzakelijk voor de verhuur? Is er een factuur en betalingsbewijs?

Een verhuurder moet die vragen individueel bekijken. De VME kan hoogstens zorgen voor correcte facturatie en duidelijke omschrijving.

Occasionele verhuur en gemeubelde verhuur

Niet elke verhuur is klassieke langetermijnverhuur. Sommige mede-eigenaars verhuren gemeubeld, tijdelijk of via een platform. In zulke gevallen kunnen naast onroerende inkomsten ook roerende inkomsten of diverse inkomsten spelen, zeker wanneer meubels of bijkomende diensten worden aangeboden.

FOD Financiën maakt bij gemeubelde verhuur een onderscheid tussen de verhuur van het onroerend goed, de verhuur van meubels en eventuele diensten zoals schoonmaak of ontbijt. Elk onderdeel kan fiscaal anders worden behandeld.

Voor de VME is dit niet rechtstreeks haar zaak. Maar voor mede-eigenaars is het belangrijk om te beseffen dat de fiscale gevolgen van gemeubelde of tijdelijke verhuur anders kunnen zijn dan bij gewone woninghuur.

Daarnaast kunnen bij kortetermijnverhuur ook VME-regels, logiesregels, vergunningen en verzekering meespelen.

Wat met beroepsgebruik binnen een appartementsgebouw?

Beroepsgebruik kan ook gevolgen hebben voor de VME, los van fiscaliteit. Een appartement dat deels als praktijk, kantoor of ontvangstruimte wordt gebruikt, kan meer bezoekers, leveringen, geluid, parkeerdruk of gebruik van gemeenschappelijke delen veroorzaken.

De basisakte en het reglement van mede-eigendom bepalen wat toegelaten is. Sommige gebouwen laten vrije beroepen toe, andere beperken beroepsgebruik of handelsactiviteiten.

Een fiscaal toegelaten beroepsgebruik is dus niet automatisch toegelaten binnen de VME. Omgekeerd betekent VME-toelating niet automatisch dat de fiscale behandeling eenvoudig is.

Een verhuurder die beroepsgebruik toestaat, moet dus zowel het huurcontract als de VME-regels bekijken.

Wat kan de algemene vergadering doen?

De algemene vergadering hoeft geen fiscale regels voor verhuurders vast te leggen. Ze beslist niet over de belastingaangifte van individuele mede-eigenaars.

Wat ze wel kan doen, is zorgen voor transparante en duidelijke VME-documenten. Bijvoorbeeld door te vragen dat afrekeningen begrijpelijk worden opgesteld, dat grote werken duidelijk worden omschreven, dat facturen en technische verslagen bewaard worden en dat individuele doorrekeningen correct worden vermeld.

Bij gebouwen met veel verhuurders kan het nuttig zijn om de syndicus te vragen hoe documenten beschikbaar worden gesteld. Niet als fiscaal advies, maar als basisinformatie voor eigenaars.

Een VME die haar administratie op orde heeft, helpt alle mede-eigenaars: eigenaar-bewoners, verhuurders en toekomstige kopers.

Wat moet een verhuurende mede-eigenaar doen?

Een mede-eigenaar die verhuurt, doet best enkele controles.

• Kijk eerst of het appartement uitsluitend privé wordt gebruikt of ook beroepsmatig.
• Zorg dat het huurcontract duidelijk zegt welk gebruik toegelaten is.
• Registreer het huurcontract correct.
• Maak bij gemengd gebruik een duidelijke opsplitsing tussen woongebruik en beroepsgebruik.
• Bewaar VME-afrekeningen, betalingsbewijzen en facturen.
• Controleer in MyMinfin of er een fiche 281.51 verschijnt.
• Vraag bij twijfel advies aan een boekhouder of fiscalist.
• Ga niet zomaar ervan uit dat alle VME-kosten aftrekbaar zijn.
• Meld aan de syndicus alleen wat relevant is voor het gebouwbeheer. De syndicus moet niet alle fiscale details kennen.

Wat moeten syndici vermijden?

Syndici moeten vooral vermijden dat ze onbedoeld fiscaal advies geven.

Voorzichtig formuleren is belangrijk. Zeg liever:

• "Dit is uw aandeel in de gemeenschappelijke kosten volgens de basisakte."
• "Deze factuur heeft betrekking op werken aan de gemeenschappelijke delen."
• "Voor de fiscale verwerking neemt u best contact op met uw boekhouder."
• "Wij kunnen de VME-documenten bezorgen die beschikbaar zijn binnen het gebouwarchief."

Minder goed zijn uitspraken zoals:

• "Deze kost is aftrekbaar."
• "Dit mag u inbrengen."
• "Deze kosten zijn beroepskosten."
• "Wij splitsen uw kosten fiscaal op."

Een syndicus beschermt zichzelf en de VME door binnen zijn rol te blijven.

Wat moeten mede-eigenaars onthouden?

Sinds 2024 is vooral de informatieplicht rond huur die als beroepskost wordt afgetrokken belangrijker geworden. Huurders die huur professioneel willen inbrengen, moeten in bepaalde gevallen extra gegevens melden. Daardoor wordt het beroepsmatig gebruik van een gehuurd appartement zichtbaarder voor de fiscus.

Voor verhuurende mede-eigenaars blijft de hoofdvraag: wordt het appartement privé gebruikt, beroepsmatig gebruikt of gemengd gebruikt? Die vraag bepaalt de fiscale behandeling veel meer dan de VME-afrekening op zich.

De VME moet haar kosten duidelijk en correct afrekenen, maar ze bepaalt niet wat fiscaal aftrekbaar is. Een verhuurder gebruikt de VME-documenten als bewijsstukken, maar laat de fiscale verwerking best nakijken door een specialist.

De kern is eenvoudig: een goed huurcontract, duidelijke VME-afrekeningen en zorgvuldig bewaarde documenten voorkomen veel problemen. Niet omdat elke kost aftrekbaar is, maar omdat niemand achteraf nog moet raden wat precies betaald werd, waarvoor en door wie.