Geschorste EPC-deskundige: wat betekent dat voor uw VME?

Wanneer een EPC-deskundige wordt geschorst, roept dat bij mede-eigenaars en syndici meteen praktische vragen op. Is het EPC van het appartementsgebouw nog geldig? Moet de VME een nieuw certificaat laten opmaken? En wie draait op voor de kosten als er fouten blijken te staan in…

Wanneer een EPC-deskundige wordt geschorst, roept dat bij mede-eigenaars en syndici meteen praktische vragen op. Is het EPC van het appartementsgebouw nog geldig? Moet de VME een nieuw certificaat laten opmaken? En wie draait op voor de kosten als er fouten blijken te staan in het dossier?

Het antwoord hangt vooral af van het soort EPC, de concrete fout en de beslissing van de bevoegde overheid. Een schorsing van een deskundige betekent niet automatisch dat elk eerder opgesteld EPC ongeldig is. Maar voor een VME is het wel een duidelijk signaal om het technisch dossier en de gebruikte gegevens kritisch te bekijken.

Wat houdt een schorsing van een EPC-deskundige in?

In Vlaanderen worden EPC’s voor residentiële gebouwen opgesteld door erkende energiedeskundigen type A. Het toezicht daarop gebeurt door het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA). Energieprestatiecertificaten zijn regionale materie: Vlaanderen, Brussel en Wallonië hebben elk hun eigen regels en bevoegde administratie.

Een schorsing betekent dat de betrokken deskundige tijdens de schorsingsperiode geen geldige EPC’s mag opmaken of ondertekenen. Zo’n maatregel kan volgen na kwaliteitscontroles, klachten of vaststellingen dat de EPC-methodiek niet correct werd toegepast. Denk aan foutieve oppervlaktes, verkeerde aannames over isolatie, ontbrekende bewijsstukken, onjuiste gegevens over collectieve installaties of certificaten die niet overeenstemmen met de werkelijke toestand van het gebouw.

Belangrijk: een geschorste deskundige maakt een bestaand EPC niet automatisch waardeloos. Een EPC blijft in principe bestaan zolang het niet wordt vervangen, ingetrokken of ongeldig verklaard door de bevoegde instantie. Maar als er aanwijzingen zijn dat de inhoud niet klopt, doet de syndicus er goed aan om dat niet te laten liggen.

Waarom raakt dit appartementsgebouwen extra hard?

Bij appartementsgebouwen spelen EPC’s op twee niveaus. Voor de verkoop of verhuur van een individueel appartement is een EPC verplicht. Volgens Vlaanderen.be moet de eigenaar dat EPC kunnen voorleggen en moeten de verplichte energiegegevens correct worden vermeld in vastgoedadvertenties.

Daarnaast is er het EPC van de gemeenschappelijke delen. Dat is in Vlaanderen verplicht voor appartementsgebouwen met minstens twee wooneenheden. De invoering gebeurde gefaseerd: vanaf 2022 voor gebouwen met 15 of meer eenheden, vanaf 2023 voor gebouwen met 5 tot en met 14 eenheden en sinds 2024 ook voor kleinere appartementsgebouwen met 2 tot en met 4 eenheden. Meer informatie daarover staat op de officiële pagina over het EPC gemeenschappelijke delen.

Net dat EPC gemeenschappelijke delen is voor een VME bijzonder belangrijk. Het bevat gegevens over onder meer dak, gevels, vloeren, ramen in gemeenschappelijke delen, collectieve verwarming, ventilatie en eventuele installaties voor hernieuwbare energie. Die informatie kan ook gebruikt worden bij de opmaak van individuele EPC’s van appartementen in hetzelfde gebouw. Een fout in het gemeenschappelijke dossier kan dus doorwerken naar meerdere kavels.

Welke gevolgen kan een fout EPC hebben voor mede-eigenaars?

Een onjuist EPC is meer dan een administratieve slordigheid. Bij verkoop kan een fout energielabel aanleiding geven tot vragen van de koper, vastgoedmakelaar of notaris. De energiescore beïnvloedt mee de perceptie van de waarde van een appartement en de verwachte renovatiekosten.

Bij verhuur kan een verkeerd EPC leiden tot discussie over de informatie die aan kandidaat-huurders werd meegedeeld. Zeker in een markt waar energiekosten zwaar doorwegen, is een correct energielabel geen detail.

Ook voor de VME zelf kan een fout EPC verkeerde beslissingen uitlokken. Als het EPC aangeeft dat het dak geïsoleerd is terwijl daar geen enkel bewijs van bestaat, kan de algemene vergadering renovaties verkeerd prioriteren. Omgekeerd kan een gebouw slechter scoren dan nodig omdat vroegere isolatiewerken niet met facturen, technische fiches of attesten werden bewezen.

Daar komt bij dat Vlaanderen werkt met renovatieverplichtingen na overdracht van energieverslindende residentiële gebouwen. Volgens de informatie over de renovatieverplichting voor residentiële gebouwen speelt het EPC-label daarbij een centrale rol. Bij appartementen hangt dat label vaak mee af van gemeenschappelijke delen waar de individuele eigenaar niet alleen over beslist.

Wie moet optreden: eigenaar, syndicus of VME?

Gaat het om het EPC van één privatief appartement, dan ligt de verantwoordelijkheid in eerste instantie bij de betrokken eigenaar. Die kiest normaal zelf de EPC-deskundige en betaalt ook de kost van dat individuele certificaat. De syndicus kan wel nuttige gebouwinformatie bezorgen, zoals het EPC gemeenschappelijke delen, verslagen van uitgevoerde werken, facturen van dakisolatie of attesten van collectieve installaties.

Gaat het om het EPC gemeenschappelijke delen, dan is de VME aan zet. De syndicus moet ervoor zorgen dat de wettelijke verplichtingen van de mede-eigendom worden opgevolgd. In de praktijk betekent dit: offertes opvragen, de erkenning van de deskundige controleren, bewijsstukken verzamelen, toegang tot technische lokalen organiseren en het certificaat bewaren in het VME-dossier.

De kost van het EPC gemeenschappelijke delen is een gemeenschappelijke kost. De verdeling gebeurt volgens de verdeelsleutels in de basisakte of het reglement van mede-eigendom, tenzij de statuten een specifieke regeling bevatten. De syndicus kan zo’n kost dus niet zomaar aan één mede-eigenaar doorrekenen omdat die toevallig als eerste om het document vraagt.

Wat doet u als uw VME al een EPC heeft van een geschorste deskundige?

Een schorsing vraagt geen paniekreactie, maar wel een ordelijke controle. De syndicus begint best met het identificeren van het betrokken certificaat: gaat het om een individueel EPC of om het EPC gemeenschappelijke delen? Noteer het certificaatnummer, de datum van opmaak, de geldigheidsduur en de naam van de deskundige.

Bij een EPC gemeenschappelijke delen controleert de syndicus of de belangrijkste gegevens logisch overeenstemmen met het gebouwendossier. Daarbij gaat het vooral om:

• dakisolatie en bewijsstukken van dakwerken;
• gevelisolatie, spouwmuurisolatie of buitengevelrenovatie;
• ramen en beglazing in gemeenschappelijke delen;
• collectieve verwarmingsinstallaties en onderhoudsattesten;
• ventilatievoorzieningen;
• zonnepanelen, warmtepompen of andere energetische installaties;
• oppervlaktes en afbakening tussen privatieve en gemeenschappelijke delen.

De syndicus hoeft uiteraard niet zelf de rol van EPC-deskundige over te nemen. Wel mag van een zorgvuldig beheerder worden verwacht dat hij opvallende tegenstrijdigheden signaleert. Staat er bijvoorbeeld in het EPC dat het dak werd geïsoleerd, terwijl de VME nooit dakwerken besliste en er geen enkele factuur of technische fiche bestaat, dan is bijkomende controle aangewezen.

Bij ernstige twijfel kan de VME een andere erkende EPC-deskundige om advies vragen of een nieuw EPC laten opmaken. Als er aanwijzingen zijn van fraude of zware methodologische fouten, kan contact met VEKA aangewezen zijn. De VME past nooit zelf gegevens aan in een officieel EPC.

Hoe kiest de VME een betrouwbare EPC-deskundige?

Bij appartementsgebouwen volstaat het niet om alleen de goedkoopste offerte te kiezen. Een deskundige moet kunnen omgaan met gemeenschappelijke delen, privatieve kavels, collectieve technieken, oude plannen, onvolledige dossiers en soms complexe basisaktes. Ervaring met mede-eigendom is dus belangrijk.

De syndicus controleert best vooraf of de deskundige erkend is. Vlaanderen biedt daarvoor informatie via de pagina EPC-deskundige vinden. Vraag in de offerte ook duidelijk wie het EPC effectief zal opmaken en ondertekenen.

Een degelijke opdracht bevat minstens afspraken over het plaatsbezoek, de toegang tot daken en technische lokalen, de aan te leveren bewijsstukken, de verwerking van bestaande facturen en technische fiches, de timing en de aflevering van het certificaat voor het VME-dossier. Bij grotere gebouwen is het verstandig om ook af te spreken hoe de deskundige omgaat met ontbrekende documenten en welke aannames worden gebruikt als bewijs ontbreekt.

Welke documenten horen in het VME-dossier?

Een correct EPC begint bij een goed bijgehouden gebouwendossier. Zeker in oudere residenties zit informatie vaak verspreid bij vorige syndici, aannemers, leden van de raad van mede-eigendom of individuele eigenaars.

Voor de opmaak of controle van een EPC gemeenschappelijke delen zijn vooral deze stukken nuttig:

• basisakte, reglement van mede-eigendom en reglement van interne orde;
• bouwplannen, as-builtplannen, lastenboeken en technische verslagen;
• facturen van dak-, gevel-, raam- en isolatiewerken;
• technische fiches van isolatiematerialen, beglazing en buitenschrijnwerk;
• gegevens van collectieve verwarmingsketels, warmtepompen of warmtenetten;
• onderhouds- en keuringsattesten van gemeenschappelijke installaties;
• verslagen van algemene vergaderingen waarin energetische werken werden goedgekeurd;
• premiedossiers of subsidieaanvragen met technische informatie.

Ontbreken bewijsstukken, dan moet een EPC-deskundige vaak terugvallen op standaardwaarden. Die kunnen nadelig zijn. Een gebouw dat ooit correct werd geïsoleerd maar dat niet kan aantonen, kan daardoor slechter scoren dan de werkelijke toestand doet vermoeden.

Gevolgen voor de algemene vergadering

Wanneer uit de controle blijkt dat een EPC gemeenschappelijke delen fout, onvolledig of onbetrouwbaar is, moet de syndicus dit op een transparante manier aan de mede-eigenaars voorleggen. Afhankelijk van de situatie kan de algemene vergadering beslissen om een nieuw EPC te laten opmaken, een technische studie te bestellen of energetische werken te onderzoeken.

Voor werken aan gemeenschappelijke delen is doorgaans een beslissing van de algemene vergadering nodig. Afhankelijk van het soort werk kan een bijzondere meerderheid vereist zijn. Voor bepaalde wettelijk opgelegde of bewarende werken gelden andere regels. Daarnaast kunnen vergunningen, brandveiligheidsvoorschriften, stabiliteitsstudies, veiligheidscoördinatie of afspraken over hinder noodzakelijk zijn.

De raad van mede-eigendom kan de syndicus helpen bij de voorbereiding van offertes en technische vragen, maar beslist niet in de plaats van de algemene vergadering, tenzij binnen een geldig mandaat. De commissaris van de rekeningen controleert niet de technische juistheid van het EPC, maar kan wel nagaan of de uitgaven correct werden goedgekeurd en geboekt.

Waarom zorgvuldig dossierbeheer loont

Een EPC is geen renovatieplan, maar het is wel een belangrijk vertrekpunt. Voor een VME kan het invloed hebben op de waarde van appartementen, de verhuurbaarheid, renovatiebeslissingen, discussies over kostenverdeling en de planning van het reservekapitaal.

Als mede-eigenaar wil je vooral vermijden dat de vergadering beslist op basis van onvolledige of foutieve gebouwinformatie. Een goed bijgehouden VME-dossier is daarbij vaak even belangrijk als het certificaat zelf.

Een geschorste EPC-deskundige is dus vooral een waarschuwing om niet blind te vertrouwen op papierwerk. Controleer de erkenning van de deskundige, verzamel bewijsstukken centraal, laat twijfelgevallen nakijken en zorg dat de algemene vergadering beslissingen neemt op basis van correcte technische informatie. Voor een appartementsgebouw kan één fout in het EPC gemeenschappelijke delen immers gevolgen hebben voor alle mede-eigenaars.