Controles bij vastgoedkantoren in 2026: antiwitwas voor bemiddelaars, niet voor syndici

De Economische Inspectie kondigde voor 2026 algemene controles bij vastgoedmakelaars aan. De antiwitwasverplichtingen gelden voor vastgoedmakelaars-bemiddelaars, maar erkende syndici zijn sinds de wet van 18 september 2017 niet meer onderworpen voor hun zuivere syndicusactiviteit. Een kantoor met beide activiteiten moet de rollen strikt scheiden.

Wat de controles van 2026 precies zijn

De Economische Inspectie voert in 2026 een algemeen onderzoek uit bij vastgoedmakelaars. Het BIV kondigde aan dat onder meer de KBO-inschrijving, verplichte vermeldingen op website en sociale media, prijsaanduiding, BIV-erkenning, consumentenovereenkomsten en antiwitwasverplichtingen kunnen worden gecontroleerd. Het gaat dus om een brede kantoorcontrole, niet om een nieuwe wet die plots alle VME's en syndici als antiwitwasinstelling behandelt.

De wettelijke basis voor antiwitwas is de wet van 18 september 2017 en het uitvoeringsreglement voor vastgoedmakelaars. De controlecampagne verandert het toepassingsgebied niet. Een kantoor bepaalt daarom eerst in welke hoedanigheid het in elk dossier optreedt: bemiddelaar bij verkoop of verhuur, rentmeester, of syndicus van een VME. Hetzelfde logo en personeel kunnen meerdere activiteiten omvatten, maar de juridische verplichtingen volgen de concrete activiteit.

De kerncorrectie: syndici zijn niet onderworpen

De oorspronkelijke tekst zei dat professionele syndici expliciet onder de antiwitwaswet vallen en voor iedere VME-betaling cliëntidentificatie en herkomstonderzoek moeten uitvoeren. Dat is onjuist. Het BIV verduidelijkt dat de wet van 18 september 2017 de syndici uit het toepassingsgebied haalde. Wie uitsluitend als syndicus optreedt, beheert de gemeenschappelijke delen als mandataris van de VME en heeft niet de specifieke antiwitwasplichten van de vastgoedmakelaar-bemiddelaar.

Dat verschil geldt voor de activiteit, niet noodzakelijk voor de hele onderneming. Een BIV-professional kan voor gebouw A syndicus zijn en voor een andere cliënt een woning verkopen of verhuren. In het bemiddelingsdossier gelden de antiwitwasverplichtingen wel. Het kantoor moet in opdrachten, software en interne toegang herkenbaar maken welke rol wordt uitgevoerd, zodat een medewerker geen VME-eigenaar als AML-cliënt behandelt alleen omdat dezelfde onderneming elders bemiddelt.

Wat een vastgoedmakelaar-bemiddelaar wel moet doen

Voor onderworpen bemiddelingsactiviteiten begint de procedure met identificatie en verificatie van cliënt, lasthebber, uiteindelijke begunstigde en relevante tegenpartij. Daarnaast is een algemene en individuele risicobeoordeling nodig. De makelaar past het cliëntacceptatiebeleid en de waakzaamheid aan het risico aan. Politiek prominente personen, hoogrisicolanden, onduidelijke vennootschapsstructuren of atypische betalingsroutes kunnen verscherpt onderzoek vereisen.

Tijdens de relatie onderzoekt de makelaar atypische verrichtingen en legt de analyse schriftelijk vast. Bij een vermoeden van witwassen of terrorismefinanciering gebeurt een melding aan de Cel voor Financiële Informatieverwerking volgens de wettelijke procedure. De betrokkene mag niet over die melding worden ingelicht. Medewerkers moeten dus weten dat een gewone vraag om uitleg verschilt van een vertrouwelijke interne analyse of CFI-melding.

Documentatie en bewaartermijn horen bij het bemiddelingsdossier

Het BIV vat samen dat identificatiegegevens, bewijsstukken en registraties in het antiwitwaskader tien jaar worden bewaard. Het kantoor stelt ook een antiwitwasverantwoordelijke aan, documenteert procedures en zorgt voor opleiding. Verzamel niet meer persoonsgegevens dan de wet en risicoanalyse vereisen. Beveilig kopieën van identiteitsdocumenten en beperk toegang tot medewerkers met een dossierrol. Na de toepasselijke termijn moeten persoonsgegevens volgens het beleid worden gewist.

Een VME-archief volgt andere wettelijke, boekhoudkundige en contractuele bewaarbehoeften. Kopieer AML-documenten niet automatisch naar het gebouwportaal waar mede-eigenaars ze zouden kunnen zien. Wanneer een kantoor voor dezelfde persoon zowel een appartement verkoopt als het gebouw beheert, houdt het verkoopdossier zijn eigen grondslag en toegang. De syndicus deelt met de VME alleen wat noodzakelijk is voor het gemeenschappelijk beheer en de wettelijke verkoopinformatie.

Cashregels en vastgoedverkoop zijn geen VME-bijdragenregel

Bij de verkoop van onroerend goed mag de prijs volgens de CFI-informatie alleen via overschrijving of cheque worden vereffend. De verkoopovereenkomst en akte vermelden de betrokken rekeningnummers en rekeninghouders. Dat is een specifieke regel voor de vastgoedtransactie. Zij betekent niet dat een syndicus bij elke maandelijkse provisie een onderzoek naar de herkomst van fondsen moet openen onder de antiwitwaswet.

De VME gebruikt uiteraard bankrekeningen op haar naam en zorgt voor controleerbare betalingen. Contant geld in het gemeenschappelijk beheer is uit financieel en bewijsstandpunt onwenselijk. Grote voorschotten, terugbetalingen naar een afwijkend rekeningnummer of een plots gewijzigd leveranciersaccount verdienen verificatie wegens fraudegevaar. Dat zijn degelijke interne controles, maar noem ze niet ten onrechte een wettelijke AML-cliëntprocedure voor de syndicus.

Wat een VME wél van haar syndicus mag vragen

Mede-eigenaars mogen transparant financieel beheer verwachten: afzonderlijke rekeningen op naam van de VME, correcte mandaten, facturen, betalingsgoedkeuring, bankafstemming en duidelijke jaarafrekening. Vraag hoe leverancierswijzigingen worden geverifieerd, wie betalingen kan klaarzetten en goedkeuren, en hoe phishing wordt gemeld. Bij dak-, gevel-, lift- of stookplaatswerken moeten opdracht, offerte, vorderingsstaat en betaling aantoonbaar overeenstemmen.

Vraag niet om een kopie van een vertrouwelijke CFI-melding uit een ander bemiddelingsdossier. Een onderworpen makelaar mag betrokkenen of derden daar niet over informeren. De VME kan wel vragen of het kantoor zijn rollen, toegangen en procedures heeft afgebakend. Voor de syndicusactiviteit zijn de syndicusovereenkomst, BIV-deontologie, mede-eigendomsrecht, boekhouding, privacy en fraudepreventie de directe controlekaders.

Een werkbare rolmatrix voor gemengde kantoren

• Label elke opdracht als bemiddeling, rentmeesterschap of syndicusactiviteit en leg de opdrachtgever vast.
• Pas AML-identificatie, risicoanalyse en waakzaamheid toe op de onderworpen bemiddelingsdossiers.
• Bewaar VME-boekhouding en AML-dossiers in gescheiden mappen met aangepaste toegang en bewaartermijn.
• Train medewerkers om fraude-indicatoren in VME-betalingen niet te verwarren met een formele CFI-procedure.
• Controleer website, opdrachten, BIV-vermeldingen en interne verantwoordelijken vóór een inspectiebezoek.

Maak voor medewerkers een beslisboom met voorbeelden. De verkoop van een privatief appartement is bemiddeling; het opvragen van offertes voor herstel van de gemeenschappelijke lift is syndicusbeheer. De verhuur van een appartement voor een individuele eigenaar kan bemiddeling zijn; de syndicus selecteert nooit de huurder. Wanneer een opdracht verschillende diensten combineert, laat de juridische en complianceverantwoordelijke de activiteiten en gegevensstromen vooraf afbakenen.

De juiste conclusie voor de controles van 2026

Vastgoedkantoren moeten de aangekondigde controle ernstig nemen, maar de oplossing is geen algemene AML-map voor elke VME. Bemiddelaars controleren cliënt en transactie volgens de wet, bewaren bewijs en melden vermoedens vertrouwelijk. Syndici zijn voor hun zuivere beheeractiviteit sinds 2017 niet onderworpen. Een kantoor op beide BIV-deelkolommen moet aantonen dat het dit onderscheid in de praktijk beheerst.

Voor mede-eigenaars verandert de controlecampagne vooral de vraag die ze stellen. Niet: 'Hebt u onze identiteitskaart voor antiwitwas gekopieerd?', maar: 'Welke rol voert u uit en op welke wettelijke grond verwerkt u deze gegevens?' Die vraag leidt tot correcte compliance, betere privacy en scherpere financiële controle. Ze voorkomt tegelijk dat een werkelijk onderworpen verkoopdossier buiten beeld blijft door alles als syndicusbeheer te etiketteren.