Uitbreiding ketenaansprakelijkheid bij illegale tewerkstelling vanaf 2026: gevolgen voor VME-beheer

De Vlaamse ketenaansprakelijkheid werd op 1 januari 2026 uitgebreid voor ondernemingen die met aannemers werken. Een VME valt niet louter door haar naam automatisch in of buiten het regime: toets rol, opdracht, sector, keten en drempels vóór de werken.

Wat sinds 1 januari 2026 geldt

Vlaanderen breidde de ketenaansprakelijkheid bij illegale tewerkstelling uit vanaf 1 januari 2026. Wanneer een onderneming rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken is bij activiteiten in het Vlaamse Gewest en een aannemer illegaal verblijvende derdelanders tewerkstelt, kan aansprakelijkheid ontstaan. De officiële informatie noemt zowel werknemers als zelfstandigen. Het gaat dus niet om een algemene controle van de Belgische nationaliteit van iedere vakman, maar om verblijf en tewerkstelling van derdelanders binnen de wettelijke aannemingsketen.

De Vlaamse overheid hanteerde aanvankelijk een gedoogperiode voor de nieuwe zorgvuldigheidsregels. Die eindigde op 1 juli 2026. Vanaf dan kunnen ondernemingen bij niet-naleving met administratieve of strafrechtelijke gevolgen worden geconfronteerd. Dat maakt een contractclausule vanaf augustus 2026 geen loutere papieroefening. De opdrachtgever moet vóór de start nagaan welke documenten en verklaringen voor zijn concrete directe aannemer nodig zijn en ontbrekende of duidelijk ongeldige stukken correct opvolgen.

Een VME is niet automatisch gelijk aan een privébouwheer

De officiële pagina richt de uitgebreide regeling tot binnen- en buitenlandse ondernemingen en professionele opdrachtgevers. Een opdrachtgever die een natuurlijke persoon is en niet professioneel handelt, valt voor de informatie- en zorgvuldigheidsplicht buiten dat traject en kan vooral bij voorafgaande kennis aansprakelijk worden. Een VME is echter een rechtspersoon, geen natuurlijke persoon. Daaruit volgt nog niet zonder analyse dat elke VME voor elke opdracht als onderneming of professionele opdrachtgever kwalificeert, maar de privé-uitzondering mag niet zomaar worden gekopieerd.

Laat bij relevante opdrachten de juridische positie bepalen aan de hand van de wettelijke definities, activiteit en contractketen. Een kleine residentiële VME die haar gemeenschappelijke inkom laat schilderen kan anders worden beoordeeld dan een gemengd complex met personeel, handelsruimten en terugkerende professionele opdrachten. De syndicus contracteert als vertegenwoordiger van de VME, niet automatisch in eigen naam. Leg daarom in offerteaanvraag en overeenkomst vast wie opdrachtgever is, waar de werken plaatsvinden en of onderaanneming is toegelaten.

Rechtstreekse en onrechtstreekse relaties verschillen

Bij een rechtstreekse relatie met de aannemer vraagt de regeling meer actieve voorzorg. De officiële toelichting verlangt een schriftelijke verklaring waarin de rechtstreekse aannemer bevestigt geen illegaal verblijvende derdelanders tewerk te stellen of te zullen stellen. Behoort die aannemer tot een risicosector, dan komt daar in beginsel de zorgvuldigheidsplicht bij. Een clausule in algemene voorwaarden kan bruikbaar zijn, maar moet aantoonbaar vóór de samenwerking zijn overeengekomen en aansluiten op de actuele overheidstekst.

Voor een onrechtstreekse onderaannemer is volgens de Vlaamse pagina voorafgaande kennis van de illegale tewerkstelling bepalend voor aansprakelijkheid. Kennis kan ook bij een directe relatie elke bescherming door documenten doorbreken. Negeer daarom geen concrete waarschuwing van inspectie, werknemer, werfleider of betrouwbare derde. Noteer feiten, vraag de hoofdaannemer onmiddellijk om verduidelijking en gebruik het officiële meldkanaal waar de regels dat vragen. De VME moet zelf geen sociale inspectie spelen of personen op afkomst beoordelen.

Risicosectoren raken typische VME-opdrachten

De risicosectoren zijn bouw, schoonmaak, vleesverwerking en pakketbezorging in opdracht van postdiensten. Voor VME-beheer zijn vooral werken in onroerende staat en schoonmaak relevant. Denk aan dak- en gevelrenovatie, betonherstel, schilderwerk dat fiscaal als onroerend werk kwalificeert, vernieuwing van collectieve leidingen, onderhoud van de trappenhal en periodieke schoonmaak. Kijk naar de feitelijke activiteit en de officiële sectorafbakening, niet alleen naar de NACE-code of commerciële naam van de leverancier.

Een liftfirma, tuinondernemer, architect of softwareleverancier valt niet louter omdat hij voor een gebouw werkt automatisch onder de zorgvuldigheidsplicht voor bouw of schoonmaak. Voor een rechtstreekse aannemer buiten de risicosector vermeldt de officiële pagina wel de schriftelijke verklaring als voorwaarde om aansprakelijkheid uit te sluiten. Maak daarom een eenvoudige beslisboom per contract: activiteit in Vlaanderen, opdrachtgeverstype, direct of indirect, risicosector, bedrag, onderaannemers en concrete signalen van onregelmatigheid.

Drempels beperken de zorgvuldigheidsplicht

Voor bouw- en schoonmaakwerken geldt de bijkomende zorgvuldigheidsplicht volgens Vlaanderen.be niet wanneer de opdracht minder dan 30.000 euro exclusief btw bedraagt en de aannemer geen onderaannemer inschakelt. Ze geldt evenmin bij minder dan 5.000 euro exclusief btw wanneer er slechts één onderaannemer is. De voorwaarden zijn cumulatief: bedrag én keten moeten kloppen. Een aannemer die eerst zonder en later met meerdere onderaannemers werkt, kan de analyse dus wijzigen.

Deze drempels zijn geen algemene vrijstelling van ketenaansprakelijkheid en schaffen de schriftelijke verklaring of aansprakelijkheid bij bewezen voorkennis niet af. Splits een samenhangende opdracht niet kunstmatig in kleine bestelbonnen om onder een drempel te blijven. Vraag bij offerte wie de werken werkelijk uitvoert en verplicht de hoofdaannemer wijzigingen in de keten vooraf te melden. Herbeoordeel meerwerken voordat ze worden goedgekeurd, zeker als het totaalbedrag een grens overschrijdt.

Wat de zorgvuldigheidsplicht praktisch vraagt

Waar de plicht geldt, moet de rechtstreekse aannemer vóór aanvang de voorgeschreven documenten over de tewerkstellingssituatie aanbrengen. Welke stukken nodig zijn, hangt af van werknemer of zelfstandige en van de verblijfs- en tewerkstellingssituatie. Gebruik de actuele officiële checklist in plaats van een oude vaste documentenlijst. De opdrachtgever kijkt naar aanwezigheid, geldigheidsdatum en duidelijke vervalsingen; hij hoeft geen forensisch authenticiteitsonderzoek uit te voeren.

Ontbreekt een document of is het duidelijk vervalst of ongeldig, vraag dan eerst de aannemer om correctie. Volgt geen geldige reactie, dan beschrijft Vlaanderen.be een melding aan de Vlaamse Sociale Inspectie als noodzakelijke stap om aan de plicht te voldoen. Bewaar de documenten tot vijf jaar na de samenwerking. Zorg voor een afgeschermde dossiermap, want verblijfs- en arbeidsdocumenten bevatten gevoelige identificatiegegevens en mogen niet naar alle mede-eigenaars worden doorgestuurd.

Contract en gunning vooraf juist organiseren

• Vermeld VME, ondernemingsnummer, werfadres, opdracht en opdrachtgever ondubbelzinnig.
• Vraag vóór gunning of onderaannemers worden ingezet en laat ketenwijzigingen vooraf melden.
• Neem de actuele schriftelijke verklaring en medewerkingsplicht voor vereiste documenten op.
• Voorzie een proportionele mogelijkheid tot opschorting bij ontbrekende stukken of een ernstige melding.
• Beperk toegang tot personeelsdocumenten en leg bewaartermijn, meldroute en veilige vernietiging vast.

De algemene vergadering hoeft geen individuele personeelsdocumenten te beoordelen. Zij kan de opdracht, het budget en contractuele waarborgen goedkeuren; de syndicus voert de controle uit of laat ze juridisch begeleiden binnen het mandaat. Beoordeel offertes op prijs, kwaliteit en een geloofwaardige uitvoeringsketen. Een extreem lage prijs, onduidelijke contractpartij of weigering om uitvoerders te identificeren rechtvaardigt extra vragen, maar vormt op zichzelf geen bewijs van illegale tewerkstelling.

Maak de controle aantoonbaar, maar niet discriminerend

Werk met dezelfde beslisboom voor elke aannemer in een vergelijkbare opdracht. Selecteer mensen niet op naam, taal, huidskleur of veronderstelde afkomst. De wettelijke documentvraag loopt via de rechtstreekse contractant en de voorgeschreven situaties. Informeer contractueel over de verwerking van persoonsgegevens, zoals de officiële pagina aanbeveelt, en verstrek stukken alleen aan bevoegde inspectiediensten wanneer daar een basis voor is.

Omdat de regels in 2026 nog werden verfijnd, moet een VME actuele drempels, sectorafbakening en documenten controleren op Vlaanderen.be vlak vóór gunning en werfstart. Bij twijfel over de kwalificatie van de VME, een complexe buitenlandse keten of concrete signalen van illegale tewerkstelling is gespecialiseerd sociaalrechtelijk advies passend. De veilige conclusie is niet dat iedere VME automatisch aansprakelijk is, maar dat typische bouw- en schoonmaakcontracten een gedocumenteerde toets verdienen.