Aanpassingen aan EPC Bouw en EPB-formulieren vanaf 2026: wat mede-eigenaars en syndici moeten weten

De Vlaamse EPB-procedure wijzigde in 2026 op enkele concrete punten. De officiële lijst spreekt onder meer over een indicatieve warmteverliesberekening en een uiterste aangiftetermijn van zes jaar. Ze voert geen algemene verplichting in om bouwkosten per component op het EPC te publiceren.

Eerst de oude premisse corrigeren

De aankondiging dat het EPC Bouw vanaf 2026 verplicht gedetailleerde kosten van isolatie, ventilatie en verwarming zou tonen, vindt geen steun in het officiële overzicht van het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap. Een EPC is een energieprestatiecertificaat, geen kostenstaat. De werkelijke 2026-wijzigingen gaan over rekenregels, procedures en informatie over het geschatte warmteverlies.

Dat onderscheid is belangrijk voor kopers en VME's. Een EPC Bouw kan helpen om de berekende energieprestatie te begrijpen, maar bewijst niet wat elke bouwcomponent kostte, welke commerciële garanties gelden of hoe een installatie in de praktijk is ingeregeld. Vraag die informatie afzonderlijk op in het opleveringsdossier, de meetstaat, facturen, productfiches en onderhoudsdocumenten.

Voor welke projecten gelden de wijzigingen?

De EPB-pedia groepeert de wijzigingen onder projecten met een bouwaanvraagdatum vanaf 2026. Dat betekent niet dat elk bestaand appartement op 1 januari een nieuw EPC Bouw nodig kreeg. Het relevante aanvraagjaar, de aard van de werken en de betrokken EPB-eenheid bepalen de methode. Procedurewijzigingen kunnen een eigen ingangsdatum hebben, zoals de termijnwijziging vanaf 1 maart 2026.

Bij een gemengd appartementsproject kunnen verschillende eenheden en functies in één werf zitten. Laat de EPB-verslaggever schriftelijk bevestigen welke aangiftes, startverklaringen en certificaten nodig zijn. Het EPC van de Gemeenschappelijke Delen voor een bestaand appartementsgebouw blijft een apart instrument en wordt niet automatisch vervangen door het EPC Bouw van één nieuw of grondig gerenoveerd appartement.

Wat de warmteverliesberekening wel en niet zegt

Vanaf 2026 verschijnt een indicatieve warmteverliesberekening op de startverklaring en het EPC Bouw. Ze geeft een inschatting van het vermogen dat nodig kan zijn om de binnenruimte onder de gehanteerde uitgangspunten te verwarmen. Dat kan nuttig zijn bij het gesprek over warmtepompen en lage temperatuurverwarming, zeker wanneer installaties anders uit gewoonte te groot worden gekozen.

Indicatief betekent dat de waarde niet op zichzelf volstaat om een collectieve installatie te bestellen. Voor een appartementsgebouw moeten een ontwerper en installateur ook rekening houden met gelijktijdigheid, sanitair warm water, leidingverliezen, afgiftesystemen, regeling, beschikbare elektrische capaciteit en mogelijke latere uitbreidingen. Vraag daarom een controleerbare dimensioneringsnota naast de EPB-documenten.

De termijn van zes jaar correct lezen

De definitieve EPB-aangifte moet uiterlijk twaalf maanden na de ingebruikname van het gebouw of het einde van de werken worden ingediend. Sinds 1 maart 2026 geldt daarnaast een absolute uiterste datum van zes jaar na het verlenen van de stedenbouwkundige of omgevingsvergunning. Vóór die datum bedroeg die absolute grens vijf jaar. Beide regels moeten samen worden gelezen.

Een voorbeeld maakt dat duidelijk. Wordt een appartementsgebouw twee jaar na de vergunning in gebruik genomen, dan kan de aangifteplichtige niet nog vier jaar wachten. De termijn van twaalf maanden na ingebruikname zal eerder verstrijken. Loopt een werf daarentegen uitzonderlijk lang, dan verhindert de absolute zesjaargrens dat de definitieve aangifte onbeperkt wordt uitgesteld.

Wie doet wat in een appartementsproject?

De aangifteplichtige blijft verantwoordelijk voor de tijdige naleving, ook wanneer een EPB-verslaggever de technische indiening uitvoert. In mede-eigendom moet vooraf duidelijk zijn of de promotor, de VME of een andere bouwheer die rol heeft voor de betrokken werken. De syndicus mag die verantwoordelijkheid niet stilzwijgend aannemen zonder een geldig mandaat en een helder besluit.

De verslaggever heeft actuele uitvoeringsgegevens nodig. De architect coördineert het ontwerp, aannemers leveren product- en installatiegegevens en de VME bewaart de stukken van de gemeenschappelijke delen. Bij overdracht van de promotor naar de VME hoort een formele documentenlijst, met ontbrekende punten en deadlines, bij de voorlopige en definitieve oplevering.

Welke stukken horen in het gebouwdossier?

Voor dak, gevel, ramen, collectieve verwarming, sanitair warm water en ventilatie zijn plannen alleen onvoldoende. Bewaar ook facturen, technische fiches, foto's van verborgen lagen, keurings- en inregelrapporten, debietmetingen, gegevens van isolatiediktes en verklaringen van aannemers. Zonder stavingsstukken moet de verslaggever soms minder gunstige standaardwaarden gebruiken of kan de aangifte niet correct worden afgerond.

• Koppel elk bewijsstuk aan gebouw, verdieping, eenheid en uitvoeringsdatum.
• Noteer wie ontbrekende informatie bij promotor, architect of aannemer opvraagt.
• Bewaar zowel het ingediende EPB-bestand als de leesbare aangifte en het EPC Bouw.
• Neem handleidingen, garanties en onderhoudsvereisten van collectieve installaties mee in de overdracht.
• Zet de datum van ingebruikname en de absolute aangiftedatum in de bestuurskalender.

Wat controleert een koper of mede-eigenaar?

Controleer eerst of het EPC Bouw betrekking heeft op de juiste gebouweenheid en of de gegevens overeenstemmen met de feitelijke uitvoering. Vraag bij collectieve technieken ook naar het ontwerpvermogen, de regeling en de verdeling van verbruikskosten. Een gunstig label zegt niet automatisch dat elke installatie goed is afgesteld of dat de maandelijkse gemeenschappelijke lasten laag zullen zijn.

Bij verkoop vóór de EPB-aangifte klaar is, moet duidelijk worden vastgelegd wie het EPC Bouw later bezorgt en welke waarborg bestaat voor openstaande verplichtingen. Laat notaris en technisch adviseur de concrete situatie beoordelen. De VME beheert het gemeenschappelijke gebouwdossier, maar is niet automatisch partij bij elke verkoop of aansprakelijk voor ontbrekende documenten van de oorspronkelijke bouwheer.

Praktisch plan voor de syndicus en algemene vergadering

Zet bij een lopend project vier punten op één opvolgingsfiche: toepasselijk aanvraagjaar, verantwoordelijke aangifteplichtige, lijst met ontbrekende stavingsstukken en beide mogelijke indieningsdeadlines. Vraag de EPB-verslaggever op vaste werfmomenten om een status, niet pas bij oplevering. Agendeer alleen beslissingen die de algemene vergadering daadwerkelijk moet nemen, zoals bijkomende studie, budget of mandaat.

De wijzigingen van 2026 zijn beheersbaar wanneer het dossier vroeg wordt georganiseerd. Ze rechtvaardigen geen paniek en evenmin de bewering dat elk bestaand appartement een nieuw certificaat nodig heeft. De nuttigste reactie is nauwkeurigheid: juiste projectcategorie, juiste termijnen, een realistische technische studie en een volledig dossier dat ook na een wissel van syndicus bruikbaar blijft.